Cómo optimizar la incorporación de un nuevo empleado en la empresa

(Para facilitar su adaptación al nuevo entorno y evitar que se estrelle en el aterrizaje...)

Está demostrado que los primeros días y semanas en una nueva empresa pueden determinar en gran medida el grado de adaptación de ese nuevo empleado, su satisfacción con la posición y con la empresa, pudiendo, incluso, llegar a condicionar su desempeño y su desarrollo dentro de la Organización a medio plazo.

Sólo hay una oportunidad para causar una buena primera impresión a los recién llegados, y de lograrlo de forma exitosa van a depender su correcta y rápida integración al nuevo entorno y sus retos. Los no infrecuentes casos en los que un nuevo empleado fracasa en sus primeros meses en la empresa, suelen deberse, no tanto a una selección mal hecha, sino a un proceso de incorporación caótico y mal gestionado que, frecuentemente, impide la adaptación con éxito del nuevo empleado al que se le condena de antemano al fracaso.

Para ello, planificar esta primera toma de contacto puede resultar la mejor forma de abordarlo. El departamento de Recursos Humanos es el encargado de diseñar ese plan de acogida que recogerá el procedimiento y actividades previas a la incorporación, así como aquellas programadas para los días posteriores.

Estos consejos le ayudarán a dar forma a un gran programa de acogida que cumpla el doble objetivo de orientar y motivar al nuevo colaborador:

$   Evite cargar el primer día con trámites y explicaciones excesivas. No hay nada peor para un primer día que cargarle con multitud de formularios para rellenar, explicaciones, presentaciones, la lectura del manual del empleado... Muchas de estas gestiones se pueden planificar para su realización antes del día de la incorporación. Una posibilidad, que cada vez es más utilizada por las empresas, es facilitar que el manual del empleado puede estar disponible en línea o por correo electrónico, para que el trabajador pueda verlo tranquilamente antes del primer día y desde casa. En este sentido, una opción es la utilización de los vídeos de presentación en su intranet, siendo una manera rápida y sencilla para que el nuevo empleado se familiarice con su empresa. Un paseo virtual sencillo a través de la oficina, sus instalaciones, información básica, mensajes de bienvenida de la administración y otros empleados harán que se familiarice con la empresa.

$     Tener todo a punto para su primer día. Es importante asegurarse que su mesa estará lista antes del primer día. Asegúrese de tener todo lo necesario incluyendo un equipo de trabajo, dirección de correo electrónico, teléfono, correo de voz y material de oficina. Si el teléfono y / o el ordenador no están preparados, no sólo va a anular la experiencia de acogida , si no que será además una pérdida de tiempo tanto para usted como para su nuevo empleado.

$     Primeros días de introducción. Introducir poco apoco las funciones y tareas a realizar. En estos primeros días, es importante prestar atención a al recién llegado y despejar un poco nuestra semana de reuniones y funciones. Si estamos demasiado ocupados o perdidos en reuniones, el nuevo empleado se sentirá abandonado y desconcertado.

$    Programa de seguimiento. Durante los seis primeros meses de su nuevo empleado en la empresa establezca un programa de seguimiento, combinando tanto reuniones más o menos formales, como contactos informales (un café o una comida juntos), con el objetivo de conocer mejor y acompañar a su nuevo colaborador en su proceso de adaptación a sus nuevas funciones y a los valores del entorno. Esto ayudará a confirmar la adecuada comprensión por su parte de las expectativas depositadas en su contribución, identificando y corrigiendo a tiempo cualquier desviación o malentendido que pudiera darse. Le estará transmitiendo, de paso, un potente mensaje cultural de apoyo y confianza que reforzará su motivación y facilitará su identificación con los valores de la empresa.

$      Asignar un tutor. Para hacer aún mejor la experiencia de acogida hay que valorar la opción de asignar un tutor a su nuevo empleado. El tutor asume el papel de compañero que le acompaña en el día a día de sus primeros pasos en la empresa. Este colega debe estar disponible para el nuevo empleado durante los primeros noventa días. El mentor puede ayudar al nuevo empleado a asimilar plenamente la nueva posición y la cultura de la empresa. Aprender de un compañero ayudará al nuevo empleado a ponerse al día rápidamente.

En definitiva, la incorporación de nuevos empleados si se organiza y planifica previamente ayudará a ambas partes (empresa y nuevo empleado) a conseguir el objetivo mutuo de facilitar la incorporación con éxito al nuevo proyecto profesional

Cómo optimizar la contratación de un nuevo empleado en la empresa (facilitando su adaptación al nuevo entorno y evitando fallos prematuros...)

Es un hecho bien conocido que los primeros días y semanas en una nueva empresa pueden determinar en gran medida el grado de adaptación de ese nuevo empleado, su satisfacción con el puesto y con la empresa, e incluso pueden condicionar su desempeño y desarrollo dentro de la Organización a medio plazo.

Solo hay una oportunidad para causar una buena primera impresión en los recién llegados, y su correcta y rápida integración en el nuevo entorno y sus desafíos dependerá en gran medida de su logro exitoso. Los no infrecuentes casos en los que un nuevo empleado fracasa en sus primeros meses en la empresa, suelen deberse, no tanto a una mala selección, sino a un proceso de onboarding caótico y mal gestionado que, con frecuencia, impide la adaptación exitosa del nuevo empleado, que está, por tanto, condenado a veces al fracaso desde el principio.

Planificar cuidadosamente este primer contacto del empleado con la empresa puede ser la mejor manera de abordarlo. El departamento de Recursos Humanos es el encargado de diseñar el plan de acogida que incluirá el procedimiento y las actividades previas a la incorporación, así como las programadas para los días siguientes.

Estos consejos te ayudarán a poner en marcha un gran programa de acogida que cumpla con el doble objetivo de orientar y motivar al nuevo colaborador, facilitando así su exitosa integración en el nuevo entorno profesional.

• Evite cargar el primer día con papeleo y explicaciones excesivas. No hay nada peor para un primer día que cargar al nuevo empleado con multitud de formularios que rellenar, explicaciones, presentaciones, leer el manual del empleado... Muchos de estos pasos se pueden planificar para llevarse a cabo antes del día de la incorporación. Una posibilidad, cada vez más utilizada por las empresas, es facilitar que el manual del empleado pueda estar disponible online o por correo electrónico, para que el trabajador pueda verlo tranquilamente antes del primer día y desde casa. En este sentido, una opción es utilizar los vídeos de presentación en tu intranet, siendo una forma rápida y fácil para que el nuevo empleado se familiarice con tu empresa. Un simple recorrido virtual por la oficina, sus instalaciones, información básica, saludos de la gerencia y otros empleados ayudarán al nuevo empleado a familiarizarse con la empresa.

• Tenga todo listo para el primer día del nuevo empleado. Es importante asegurarse de que su escritorio esté listo antes del primer día. Asegúrese de que tenga todo lo que necesita, incluido un kit de trabajo, dirección de correo electrónico, teléfono, correo de voz y papelería. Si el teléfono y / o la computadora no están listos, no solo anulará la experiencia de bienvenida, sino que también será una pérdida de tiempo tanto para usted como para su nuevo empleado.

• Primeros días de inducción. Ir introduciendo poco a poco las funciones y tareas a realizar. En estos primeros días, es importante prestar atención al recién llegado y despejar un poco nuestra semana de reuniones y funciones. Si estamos demasiado ocupados o perdidos en las reuniones, el nuevo empleado se sentirá abandonado y desconcertado.

• Programa de monitoreo. Durante los primeros seis meses de tu nuevo empleado en la empresa, establece un programa de seguimiento, combinando tanto reuniones más o menos formales, como contactos informales (un café o una comida juntos), con el objetivo de conocer mejor y acompañar a tu nuevo colaborador en el proceso de adaptación a las nuevas funciones y valores del entorno. Esto ayudará a confirmar la adecuada comprensión por parte del nuevo empleado de las expectativas puestas en su contribución, identificando y corrigiendo a tiempo cualquier desviación o malentendido que pueda ocurrir. Además, estarás transmitiendo un potente mensaje cultural de apoyo y confianza, que reforzará su motivación y facilitará la identificación con los valores de la empresa.

• Asignar un tutor. Para que la experiencia de recepción sea aún mejor, considere asignar un tutor a su nuevo empleado. El tutor, con un estatus similar o, quizás, un poco superior dentro de la organización, asume el papel de compañero que le acompaña en el día a día de sus primeros pasos en la empresa. Este colega debe estar disponible para el nuevo empleado durante los primeros 90 días. El mentor puede ayudar al nuevo empleado a asimilar completamente la nueva posición y la cultura de la empresa. Aprender de un colega ayudará al nuevo empleado a ponerse al día rápidamente.

En definitiva, la incorporación de nuevos empleados, si está bien organizada y planificada con antelación, ayudará a ambas partes (empresa y nuevo empleado) a conseguir el objetivo mutuo de facilitar la incorporación exitosa al nuevo proyecto profesional,evitando la frustración y la pérdida de tiempo, dinero y energía.